Gestionnaire H/F - 34

L'adjoint administratif exerce ses missions en binôme au sein du service (Milieu ouvert) sous la responsabilité de l'attaché et de la cheffe d'antenne. Les tâches qui lui sont confiées sont des tâches d'organisation, de communication et de suivi des dossiers.

Au regard de la fonction occupée, le titulaire du poste devraeffectuer :

- Accueil physique et téléphonique

- Gestion de la salle d'attente (rangement des revues, de la fontaine à eau, relevé de la boîte aux lettres interne des PPSMJ...) et s'assurer de la sécurité du lieu d'accueil du public, vérification midi et soir, des portes des box, des fenêtres et lumières

- Traitement des messages : inscription sur APPI des appels en cas d'absences des correspondants (CPIP) ou prise du message pour le binôme de soutien, la coordinatrice culturelle et les membres de la direction. Le message doit faire référence au nom de la personne, ses coordonnées téléphoniques, l'objet de la demande, la date et l'heure de l'appel

- Traitement du courrier : affranchissement du courrier départ, datation, enregistrement sur le logiciel « courriers » et ventilation du courrier arrivée

- Gestion des salles d'entretiens : copie des imprimés nécessaires aux CPIP et alimentation des bureaux d'entretien (ex : information JAP départ à l'étranger, demande de modification horaire, etc...)

- Enregistrement des personnes extérieures au service et remise de badge

- Gestion et suivi des archives

- Renseignement du tableau mensuel « chiffres d'activité du service » (sorties d'audiences, permanence, suivi des convocations...)

- Tenue sur APPI du « journal de la mesure » de tout événement dont l'agent d'accueil à connaissance