Assistant de Direction de Pôle - Montpellier Mediterranee Metropole H/F - 34

Montpellier, 7e ville de France, est reconnue comme un territoire dynamique en essor permanent. Innovation, mobilité douce, démocratie locale, qualité des services de proximité font partie des priorités du mandat.

Assister le directeur dans ses missions
- Gérer l'agenda du directeur
- Assurer le suivi et la circulation des parapheurs
- Organiser et planifier des réunions (rédaction de l'ordre du jour, réservation, logistique...)
- Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, notes, etc.
- Constituer le point d'entrée privilégié de la direction pour la DG, le cabinet, les assistantes d'élus et veiller aux délais de réponse.
- Suivre l'activité de l'équipe de direction : demandes de la direction générale - cabinet - élus, congés, temps forts.

Assurer la gestion administrative du pôle
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner, suivre et diffuser le courrier entrant et sortant : rédaction, mise en forme, contrôle de la qualité rédactionnelle et conformité à la charte graphique de l'ensemble des documents, gestion des BAL électroniques génériques
- Traiter les mails de la boite générique du pôle en répartissant les mails aux services selon leurs objets, s'assurer de leur traitement dans le cadre du délai Qualivilles et classer les mails une fois ceux-ci traités par les services
- Organiser le classement et l'archivage, constituer et mettre à jour les bases de données, ouvrages et abonnements
- Suivre des dossiers sur différentes thématiques
- Participer au suivi des projets et activités de la direction
- Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d'activité de la direction
- Suivi et saisie des heures supplémentaires du pôle
- Alimenter l'espace collaboratif par rapport aux activités du pôle