Assistant de Directionh - F H/F - 34

L'ENSAM se compose de 55 personnes, autour d'une direction adjointe et d'un secrétariat général.

N+1 :Le directeur de l'ENSAM

Liaisons fonctionnelles :

En lien avec la directrice adjointe et la secrétaire générale,
En lien avec l'ensemble des personnels et les étudiants,
En lien avec les présidents d'instances et de commissions,
En lien avec les services du ministère de la Culture,
En lien avec les partenaires institutionnels, collectivités territoriales.Sous la responsabilité directe du Directeur, l'agent assure les fonctions d'assistant de direction du directeur et de la directrice adjointe en charge de toutes les actions susceptibles de valoriser et soutenir la politique menée :

1 ) Secrétaire de direction

- création d'une charte graphique propre à la direction de l'Ensam ;

- Suivi des correspondances et des retours épistolaires,

- Conception et mise en forme de courriers ;

- Mise en place d'une codification générale dans le cadre du suivi des dossiers et des correspondances ;

- Suivi pour agrément des demandes de rendez-vous ;

- Organisation et supervision de toutes les activités pratiques (définition des besoins, demandes des devis traiteurs ou accueil café, gestion de la réserve) de l'évènementiel de l'école (JPO, CRD, PFE, séminaires, cérémonies, jurys, réceptions d'hôtes,...).

2) Assistant du directeur et de la directrice adjointe

* Organisation interne au service

- Gestion des agendas : organisation de rendez-vous, déplacements, ... ;

- Suivi et organisation des missions du directeur : recherches tarifaires, réservations, correspondances avec les partenaires institutionnels pour validation ;

- Diffusion des agendas auprès des services concernés ;

- Préparation des rencontres hebdomadaires du Comité de Direction interne aux chefs de service :

- questions d'actualités,
- dossiers émis par la tutelle,
-dossiers transversaux propres à l'établissement ;

- Préparation de l'ensemble des dossiers de direction (dossiers de pré-CA, dossiers de séances des instances : CA, CPS,CFVE, CR, et ensembles des 8 commissions statutaires ou ad hoc ;

* Organisation externe au service

- Transmission des décisions directoriales à l'ensemble de la communauté des personnels et étudiants ;
- Mise en forme et suivi de l'application des notes de service ;
- Diffusion de l'information et suivi dans l'application des décisions;

* Actions transversales pour l'ensemble de l'établissement
- Gestion et suivi du registre des 250 conventions de partenariats (indexation, avenants, reconductions) institutionnels ou financiers ;
- Relations de proximité avec les services liés à ces conventions ;
- Veille institutionnelle sur les relations de partenariats avec les organismes de formation et de recherche, les établissements d'enseignement supérieur, les collectivités locales, et les partenaires non académiques.

* Aide organisationnelle dans le suivi des actions contentieuses
- Gestion des dossiers de suivi des contentieux intentés contre l'établissement (12 procédures en cours) ;
- Lien de correspondance avec les avocats en charge de la défense des intérêts de l'école.

* Relations avec la tutelle
- Assurer le suivi des dossiers avec les différents services du Ministère : correspondances et montage des « fonds » de dossiers ;
- Organisation de la veille calendaire des demandes exprimées par la tutelle pour la gestion des envois ;
- Suivi desactivités du Collège des Directeurs.