Assistant du Pôle de Formations H/F - 34

Notre association - l'ORIFF-PL Occitanie - organisme de formations pour les Professions Libérales (créateur d'entreprise et professionnels libéraux installés) recrute en CDI dès le mois d'Avril 2026 un poste d'Assistant(e) du Pôle de Formations.
Vous êtes le futur pilier de notre organisme de formation ! Sous la responsabilité du responsable de pôle, vous jouez un rôle central dans le succès de nos parcours pédagogiques. Véritable interface entre les formateurs, les apprenants et nos partenaires, vous assurez la fluidité opérationnelle et administrative de nos activités.
Vos Missions Principales
Rattaché(e) au Pôle de Formations, vos responsabilités s'articulent autour de quatre axes majeurs :

1. Accueil et Inscriptions
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
- Gérer le cycle d'inscription : saisie sur logiciel, mise à jour des tableaux de bord et relances (documents, factures).
- Piloter les différentes boîtes e-mails du pôle.

2. Organisation Logistique et Administrative
- Participer à la création du catalogue de formation (élaboration du tableau récapitulatif N+1).
- Gérer la logistique : réservation de salles, préparation du matériel, création des pochettes et lettres de mission pour les formateurs.
- Assurer le suivi administratif avant, pendant et après la formation (attestations, feuilles d'émargement, supports pédagogiques).

3. Qualité et Suivi des Apprenants
- Accueillir les participants et formateurs (en présentiel ou via Zoom) et gérer les imprévus.
- Piloter la démarche qualité : envoi et traitement des questionnaires de satisfaction (à chaud et à froid) et gestion des éventuelles insatisfactions.

4. Relations Partenaires et Événementiel
- Assurer le lien avec nos partenaires et représenter l'organisme lors de salons ou d'événements.
- Participer à l'organisation d'événements exceptionnels et à la préparation de l'Assemblée Générale.
Profil Recherché
- Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de gestion de formation et idéalement de Google Forms et Zoom.
- Savoir-être : Excellent sens de l'accueil, rigueur administrative, réactivité face aux imprévus et aisance relationnelle.
- Atouts : Vous savez gérer les priorités et possédez une forte capacité d'organisation pour jongler entre les différentes phases des sessions de formation.

Détails du poste:
- amplitude horaire entre 8h30 et 17h15, mercredis après-midis libres.
- Intitulé : Assistant(e) du Pôle de Formations.
- Lieu : Montpellier, accessible en transports en commun / Aucun Télétravail.
- Type de contrat : CDI
- Durée : 35h

- Rémunération annuelle : 25 603,23 € brut sur 13 mois, Convention collective 1516

Cette opportunité vous intéresse ? Envoyez-nous votre CV et une lettre de motivation pour rejoindre une équipe dynamique dédiée à la transmission des savoirs !