Secretaire Agent Accueil H/F - 34

L'agent administratif H/F intervient au sein du siège social de l'APEA34-SMO. Il/Elle accueille le public, l'écoute ; recueille sa demande, l'informe et l'oriente. Il/elle est généralement le premier interlocuteur et véhicule l'image de l'Association en accompagnant les visiteurs et interlocuteurs dans leurs requêtes diverses. Selon l'affluence de visiteurs, il/elle effectue diverses missions de secrétariat.
Missions principales
- Animer, organiser l'espace d'accueil et d'informations. Assurer un accueil téléphonique/physique des familles et mineurs, des partenaires et fournir les informations de premier niveau nécessaires à la continuité de service
- Enregistrer et trier le courrier entrant et sortant
- Participer aux ouvertures et fins de mesure : scanner les premières et dernières lettres aux familles, classer les dossiers numériquement sur un DU de l'usager, répartir les ordonnances par secteur et par travailleur social
- Gérer l'agenda et le planning, prendre des RDV et réserver les salles de réunion. Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public
- Contribuer à l'amélioration des outils et procédures dans le domaine administratif et de l'accueil : proposer des améliorations en matière de fonctionnement et de procédures, les faire valider et les mettre en oeuvre de manière collaborative, et les mettre à jour
- Activités connexes : effectuer les achats de fournitures en collaboration avec la Direction adjointe et participer à la gestion du parc automobile, plastifier les cartes professionnelles, suivre le kilométrage des véhicules de service, veiller à la présence de produits d'hygiène dans les parties communes du siège social, accueillir les enfants pendant les rendez-vous.