Assistant - Gestionnaire pour le Service des Musées H/F - 34

L'agent travaille au sein d'une équipe de 4 agents pour le service des musées, répartis entre Toulouse et Montpellier.Missions :

Sous l'autorité hiérarchique du/de la conseiller(ère) pour les musées en poste sur le site de Montpellier, l'agent exerce les fonctions d'assistance-gestionnaire administrative et financière.

Activités principales :

- Secrétariat des commissions scientifiques régionales (commissions plénières et délégations permanentes) et du comité de gestion du FRAM et du FRAR, notamment les tâches suivantes :

. commissions scientifiques régionales: réception et vérification des dossiers, organisation administrative et matérielle des CSR, rédaction des courriers de notifications et d'envoi des PV.

. délégations permanentes: réception et vérification des dossiers, saisine des membres, restitution de l'avis final au musée, mise à jour du tableau de suivi, la notification des bilans trimestriels.

. comités de gestion FRAM et FRAR: réception et vérification des dossiers, réalisation des tableaux de synthèse des dossiers présentés, organisation matérielle et administrative des comités.

- Suivi de l'avancement du récolement des collections des musées de France

. Réception et vérification des plans de récolement décennaux et des procès-verbaux de récolement envoyés et contrôle de la conformité des données ;

. Mise à jour des outils de suivi mis en place par la DRAC et le SMF;

. Appui méthodologique aux musées en soutien au/à (la) conseiller(ère) pour les musées,

. Élaboration et déploiement d'outils méthodologiques (supports de formation, fiches méthodologiques, tableaux etc.).

- Secrétariat, gestion et instruction administrative de la programmation budgétaire en fonctionnement et en investissement de l'action 3 de l'action 8 de la préparation à la clôture, en lien étroit avec son homologue sur le site de Toulouse et en interface avec la cellule budgétaire du pôle:

. Instruction administrative et budgétaires des dossiers de demandes de subvention; préparation des engagements financiers; gestion budgétaire sur le logiciel Arpègeet traitement dans Chorus formulaire

. Remplissage des outils de suivi budgétaires

- Assistance et secrétariat permettant le bon déroulement des activités du service

Activités secondaires :

. Référent(e) archives: archivage des dossiers en lien avec la chargée de coordination de la politique d'archivage

. Préparation et diffusion de la lettre d'information hebdomadaire aux musées d'Occitanie

D'autres missions pourront être confiées à l'agent dans le cadre de la bonne marche du service.