Stage - Assistant en Gestion Administrative H/F - 34

L'IRD est une organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s'engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et dans les Outre-mer français.

Acteur de l'agenda international pour le développement, ses priorités s'inscrivent dans la mise en oeuvre des Objectifs de développement durable (ODD).

Ensemble, scientifiques et partenaires de l'Institut proposent des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face. Cette relation gagnante-gagnante fait de la science et de l'innovation des leviers majeurs du développement.

L'Institut est placé sous la double tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et de celui chargé des Affaires Étrangères.Au sein d'un laboratoire dynamique et en pleine activité, nous recherchons un stagiaire motivé pour participer activement à la gestion administrative et financière de notre unité.
Sous la responsabilité et l'accompagnement de l'administratrice, vous serez amené à contribuer à des missions variées et enrichissantes, en lien direct avec votre formation.
Votre stage vous permettra de développer des compétences clés en gestion administrative et ressources humaines, tout en participant à des projets concrets au sein d'un environnement scientifique stimulant.
Objectifs principaux :
Gestion des accueils : Prendre en charge l'accueil des personnels (CDD, étudiants, chercheurs) de l'UMR, en assurant le suivi des dossiers et le respect des procédures.
Coordination avec le pôle PEPS-RH : Assurer le lien avec le Pôle Etudiants, Partenaires et Stagiaires (PEPS-RH) de la DRO, en veillant au respect des délais et des procédures administratives.
Gestion des indemnités de stage : Élaborer les calendriers de gratification des stagiaires et en assurer la mise en oeuvre.
Recrutement en CDD : Participer à la gestion des recrutements en CDD, en collaboration avec le gestionnaire RH de la délégation IRD Occitanie.
Suivi des arrivées : Fournir des informations mensuelles sur les nouveaux arrivants au sein de l'unité.
Activités quotidiennes :
Instruction des dossiers : Vérifier la régularité juridique et administrative des dossiers.
Gestion administrative RH : Appliquer les procédures dédiées à la gestion des ressources humaines de la structure.
Gestion des agendas et échéances : Organiser et contrôler les délais pour garantir le bon déroulement des processus.
Mise à jour des bases de données : Alimenter et maintenir à jour les bases de données RH, effectuer des extractions dans les systèmes d'information administratifs.
Diffusion d'informations : Sélectionner et transmettre les informations pertinentes aux différents interlocuteurs internes et externes.