Gestionnaire Administratif·ve et Financier·ère H/F - 34

Le Service de l'apprentissage et de la formation continue (SAFCO) met en oeuvre la politique de formation professionnelle de l'Université de Montpellier Paul-Valéry. Le SAFCO permet à tous les actifs (salariés, non-salariés, demandeurs d'emploi) de se former tout au long de leur parcours professionnel, pour développer leurs compétences, acquérir une qualification, valider leurs acquis professionnels et d'expériences en vue de reprendre des études universitaire (VAP) ou d'obtenir une certification (VAE). Le SAFCO favorise également l'accès à l'enseignement supérieur (DAEU) et développe la formation par alternance (Pro-A, Contrat d'apprentissage et Contrat de professionnalisation). Enfin, le SAFCO permet à toute personne en pleine réflexion quant à sa carrière professionnelle d'effectuer un bilan de compétences.

Le SAFCO compte 25 personnels, et accueille environ 1200 étudiants en alternance et stagiaires (salariés, demandeurs d'emploi, adultes en reprise d'études...) et un large panel d'actions de formation en présentiel ou à distance, en alternance, multi-sites : DAEU, BUT, licences, licences professionnelles, masters, diplômes d'université, modules et doctorats.Missions

Au sein du Pôle Pilotage et Finances du SAFCO, en liaison étroite avec la responsable de la cellule budgétaire, l'équipe administrative et pédagogique, la direction et les autres services de l'Université (Direction Financière, Agence Comptable, Direction du Système d'Information, Direction des Moyens Généraux, Direction du Patrimoine Immobilier...), la personne recrutée exercera les missions suivantes :

Mission de gestion financière

· Assure la gestion des dépenses :
- Demande des devis dans le respect de la réglementation des marchés
- Saisie des bons de commande, des services faits sur le Système d'Information Financier (SIFAC+)
- Saisie des ordres de mission dans l'outil dédié (Notilus)
- Réservations (hébergement et transports) sur les portails des titulaires des marchés
- Collecte des pièces justificatives des missions et saisie des états de frais

·Participe à la préparation des éléments de facturation :
- Demande de création des clients et saisie dans le logiciel de gestion des contrats
- Contrôle de la conformité des conventions et contrats de formation continue et téléversements

Mission de gestion du planning

· Collecte les emplois du temps des formations auprès des gestionnaires de formation et des équipes pédagogiques
· Assure la réservation des locaux sur la plateforme dédiée au planning (ADE Campus)

Participation à l'organisation d'événements

· En amont de l'événement : contribue à la préparation du rétroplanning, demande les devis, réserve les lieux et le matériel
· Pendant l'événement : contribue au bon déroulement logistique, accueille les prestataires
· Après l'événement : contribue à la remise en état des lieux, organise le retour du matériel prêté, saisit des services faits

Contribution à la gestion quotidienne du SAFCO

· Gère les archives en collaboration avec la référente Archives
· Assure le suivi, la gestion des autorisations d'accès, du parc informatique, des licences logicielles, des fournitures de bureau... et l'actualisation des fichiers d'inventaire correspondants
· Mobilise les services compétents pour la résolution des pannes et dysfonctionnements (immobilier, mobilier, informatique...)