Assistant·e de Direction - Appui Cevu H/F - 34

La Direction des Etudes et de la Scolarité (DES), composée de 31 agents, est sous la double responsabilité du Directeur Général des Services Adjoint, domaine appui à la Formation et Accompagnement à la réussite et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Etudes et de la Scolarité est composée de deux pôles et d'un service d'accueil des étudiants en situation de handicap, chargés du bon fonctionnement des formations proposées par l'université à ses quelque 23 000 étudiants. Elle travaille en interface avec les services ministériels pour la gestion des procédures d'accréditation, et avec les composantes pour la mise en oeuvre de l'offre de formation et le suivi individuel des étudiants. Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique commune à l'ensemble des filières, depuis l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance des diplômes.

Missions
Mission 1 : Assister le Directeur et la directrice adjointe de la DES
- Organiser et gérer les agendas
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Organiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines des structures (DGSA FAR/ DES) en appliquant les procédures dédiées.
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
- Classer, pré-archiver les documents

Mission 2 : Assurer l'appui au Vice-Président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVU
- Contribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des modalités de candidature
- Gérer l'organisation matérielle et logistique des CEVU
- Assurer l'envoi des ordres du jour et des convocations
- Vérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.)
- Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations et les diffuser
- Assurer le lien avec le secrétariat de la Présidence et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles
- Suivre les décisions en lien avec les services de l'Université
Mission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-Président du CEVU
- Vérifier la régularité des demandes de réclamations/recours
- Consulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessaire
- Préparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le Directeur de la DES
- Informer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires
Mission 4 : Assurer la gestion et le suivi des commissions (commission pédagogique du CEVU, exonération des droits d'inscription, commission engagement étudiant, césure, etc.)
- Enregistrer les demandes dans les tableaux de bord pour les commissions
- Convoquer les commissions et préparer les documents utiles à la prise de décision
- Participer aux réunions et aux commissions, enregistrer les décisions
- Préparer les courriers réponses et les soumettre à la signature de la Présidente de l'Université
Mission 5 : Assurer le suivi du budget de la DES et assister le Directeur dans la construction du budget annuel de la DES
- Préparer le budget avec le Directeur
- Suivre l'exécution budgétaire
- Préparer les bons de commande et assurer l'interface avec la DAFPA

Mission 6 : Aide au pilotage

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