Assistante de Gestion Travaux H/F - HERVE THERMIQUE

Depuis plus de 50 ans Hervé Thermique est à votre service...

Créée en 1972, la société Hervé Thermique est la filiale historique du Pôle Energie Services du Groupe HERVE. Ses compétences métiers se déclinent au travers du génie climatique, électrique, la performance énergétique, les énergies renouvelables, la piscine-traitement d'eau et les programmes spécifiques.

Les activités Installation & Travaux ainsi que le Multi service & la Maintenance viennent compléter et fédérer le savoir-faire de l'entreprise, activités développées tant en France qu'en Suisse, en Belgique, au Luxembourg et au Maroc où vous pouvez respectivement nous retrouver sous les noms d'ALVAZZI, PELZER et HERVE MAROC.

Au total, Hervé Thermique et ses filiales regroupent plus de 3.800 spécialistes : vos partenaires privilégiés pour la conception, la réalisation, l'assistance, la maintenance et la gestion de vos projets, quels qu'ils soient.

Grâce à notre management concertatif ® , fruit de la philosophie du groupe, et au fort degré d'implication et d'autonomie de nos salariés formés aux techniques de pointe, nous sommes en mesure de répondre à chacune de vos demandes, en apportant la solution la plus appropriée à vos besoins mais aussi en respectant l'évolution permanente des contraintes et réglementations environnementales.

Parce que nous avons été l'une des premières entreprises numériques de France, notre approche différente et notre capacité d'adaptation et d'anticipation, nous permettent une meilleure réactivité face aux évolutions du marché.

Cette diversité, couplée à la qualité de notre travail ont contribué à la forte notoriété de l'entreprise, identifiable par son style, la fameuse signature Hervé Thermique !

Le poste

Rattachée au manager d'activité et en lien direct avec les responsables de chantier, vous assurez la gestion administrative, financière et contractuelle des opérations travaux. Véritable pivot de l'agence, vous contribuez au bon déroulement des chantiers du démarrage à la clôture.

Vos missions

Gestion administrative des chantiers

- Suivi complet des dossiers chantiers de l'ouverture à la clôture
- Constitution, mise à jour et archivage de la documentation
- Gestion de la correspondance administrative liée aux opérations
- Interface quotidienne avec les chefs de projet, les conducteurs de travaux et les services internes

Appels d'offres et marchés

- Préparation et montage des dossiers d'appels d'offres (papier et dématérialisés)
- Dépôt des offres sur les plateformes de dématérialisation
- Une connaissance des montages de type MGP, CREM ou CR serait appréciée

Sous-traitance et contrats

- Établissement et suivi des contrats de sous-traitance (DC4, avenants)
- Collecte, vérification et classement des pièces administratives (Kbis, assurances, attestations)
- Gestion des agréments et conformité réglementaire des sous-traitants
- Suivi des contrats fournisseurs jusqu'à leur finalisation

Gestion financière et facturation

- Suivi des commandes clients et situations de travaux
- Facturation des chantiers en cours ou clôturés
- Suivi des règlements, relances et gestion des litiges
- Participation au reporting financier (tableaux de bord, indicateurs d'activité)

Support RH et administratif

- Gestion administrative des équipes travaux (déplacements, notes de frais, formations)
- Préparation des éléments variables de paie et suivi des dossiers du personnel
- Rédaction de comptes-rendus de réunions et préparation de supports de présentation

Votre profil

Formation et expérience :

- Formation Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI, Assistant(e) manager ou équivalent)
- Expérience d'au moins 5 ans dans le secteur du bâtiment ou des travaux, idéalement en génie climatique ou CVC
- Expérience acquise en agence travaux ou centre de travaux fortement souhaitée

Compétences et qualités :

- Bonne maîtrise des processus administratifs liés aux chantiers (contractualisation, facturation, sous-traitance)
- À l'aise avec les outils de dématérialisation des appels d'offres et les logiciels bureautiques
- Rigueur, sens de l'organisation, capacité à gérer les priorités dans un environnement rythmé
- Bon relationnel, capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (conducteurs de travaux, clients, sous-traitants)
- Autonomie et esprit d'initiative