Agent d'Accueil H/F - Universite de Montpellier Paul-Valery

Contexte du recrutement
La Direction des Moyens Généraux de l'université de Montpellier Paul-Valéry assure des missions de logistique et de fonctionnement quotidien de notre université : appui logistique et gestion des salles, logistique mobilière, assistance audio-visuelle, imprimerie, service du ménage, collecte et gestion des déchets, manutention/déménagements, sécurité et sûreté opérationnelle (jour et nuit), accueil des sites, service du courrier, service transports et livraisons, gestion des archives. Les 39 agents de la direction sont répartis au sein de 7 services (gestion administrative, appui logistique, sécurité, assistance audio-visuelle, accueils, courrier/transports/livraison et imprimerie).

Ce poste vient en renfort du service des accueils des sites.

Missions
Sous l'autorité de la responsable du service des accueils des sites, la personne recrutée aura en charge l'accueil physique des personnels, usagers et visiteurs, réalisera des missions d'orientation/renseignements, la mise à disposition de ressources (clés, équipements audiovisuels, réservation de salles...) et la délivrance de courriers/colis/production d'impression. Premier contact en entrant sur l'Université, il s'agira de contribuer à l'image de marque de l'établissement. Après un temps de formation, la personne recrutée sera capable de délivrer des informations fiables et d'orienter convenablement les visiteurs.

Mission 1 : Accueillir, renseigner le public sur place ou par téléphone
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Renseigner et orienter les visiteurs,
- Faire appliquer des consignes données,
- Être dans une démarche pro-active et sourcing d'informations internes
- Prendre en charge les réservations de salles sur le campus (formation au logiciel ADE)

Mission 2 : Apporter un soutien logistique aux usagers internes
- Assurer la mise à disposition de ressources (remise de colis, travaux d'imprimerie, équipements audiovidéo, clés, équipements.),
- Assurer la mise à disposition de service (faire ouvrir/fermer une salle, renseignement sur la location d'espace, réception des colis.),
- Assurer la gestion des moyens d'accès (programmation, mise à disposition.),
- Assurer le service de conciergerie (objets trouvés, demande d'assistances techniques urgentes.)
- Répondre aux demandes d'urgence et solliciter le PC sécurité en fonction des demandes.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissance de la langue française.
- Connaissance souhaitée de la langue anglaise.
- Connaissance des techniques d'accueil
- Connaissance de l'université

SAVOIR FAIRE OPÉRATIONNELS
- Appliquer des normes, procédures et règles.
- Utiliser des logiciels métiers.
- Savoir travailler au sein d'une équipe et des services différents.
- Savoir prendre des messages et les transmettre

SAVOIR ÊTRE
- Avoir le sens de l'accueil et du service public
- Avoir le sens de l'écoute.
- Maitrise de soi.
- Capacité d'adaptation.

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Formation et expérience dans le domaine de l'accueil

Rémunération
Par référence à la grille de rémunération de l'université soit entre 1823 € et 1850 € brut mensuel en fonction de l'expérience acquise sur des fonctions similaires et dans une catégorie d'emploi équivalente :

De 0 à 6 ans d'expérience : 1823 € brut mensuel
Plus de 6 ans d'expérience : 1850 € brut mensuel

Experience: 12 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Anglais
• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique