Secretaire Assistante Administrative H/F - France Travail

1. Finalité du poste
Assurer l'ensemble des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du centre de formation, garantir la conformité réglementaire (Qualiopi, financeurs publics), fluidifier la circulation de l'information et soutenir la Direction dans la gestion quotidienne, le pilotage et le suivi des activités.
2. Missions principales
A. Gestion administrative des formations
- Préparer et suivre les dossiers administratifs des actions de formation
- Mettre à jour les bases de données (logiciel de formation, CRM, tableaux de bord).
- Assurer l'archivage numérique et papier selon les procédures internes.
B. Support à la Direction
- Préparer les documents nécessaires aux réunions de direction (tableaux de bord, indicateurs, synthèses).
- Assurer la rédaction, mise en forme et diffusion des notes internes, comptes rendus, courriers.
- Participer à la gestion administrative des ressources humaines (contrats formateurs, suivi des heures, déclarations).
3. Compétences requises
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Aisance avec les logiciels de gestion de formation (LMS, ERP, CRM).
- Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation et des exigences Qualiopi.
- Capacité à produire des documents administratifs fiables et conformes.
Compétences organisationnelles
- Rigueur, sens du détail, respect des procédures.
- Gestion des priorités, autonomie, réactivité.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Compétences relationnelles
- Communication claire et professionnelle.
- Travail en équipe et coopération avec la direction et les formateurs.

4. Profil recherché
- Bac +2 minimum (type BTS Assistant de gestion, Support à l'action managériale, Gestion PME).
- Expérience souhaitée dans un centre de formation ou une structure similaire.
- Connaissance des dispositifs de financement (OPCO, CPF, Région) appréciée.

5. Conditions d'exercice
- Poste sédentaire, horaires réguliers.
- Périodes d'activité soutenue lors des rentrées, audits, bilans.
- Confidentialité et discrétion professionnelle indispensables.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier