Responsable du Service Facturier Dépenses H/F - Service Public

Dans le cadre de la réorganisation du circuit de la dépense, un service facturier dédié aux dépenses est créé à compter du 1er septembre 2026.

Placée sous la responsabilité de l'agent comptable, cette nouvelle entité regroupe une équipe composée d'un cadre de catégorie A, d'un adjoint de catégorie B et de cinq gestionnaires de catégorie C. À horizon 2027, son périmètre sera élargi à la liquidation des dépenses alimentaires, impliquant un renforcement de l'équipe par deux gestionnaires supplémentaires.

Le service facturier - dépenses a pour mission d'assurer la liquidation de l'ensemble des dépenses, le contrôle et la mise en paiement des bourses et aides, ainsi que la gestion du portail Chorus Pro et de la base tiers de l'outil Orion.

Dans ce contexte de création et de montée en charge progressive du service, le poste de responsable revêt un enjeu structurant. En lien direct avec l'agent comptable et/ou la fondée de pouvoir, il/elle est en charge de l'organisation, de la coordination et de la sécurisation des activités, tout en accompagnant les gestionnaires dans l'appropriation des process, la résolution de difficultés et la stabilisation des pratiques.

Les missions principales sont :

- Organiser et encadrer le service (1 B - 7 C) en veillant au respect de la réglementation en matière de dématérialisation (Chorus Pro) et de visa de la dépense (factures, frais de déplacement, bourses, aides)
- Contrôler la paye à façon (visa partagé avec l'agent comptable et la fondée de pouvoir)
- Concevoir et déployer le contrôle interne comptable en tant que référent du CIC en lien avec l'agent comptable et participer au comité de pilotage CIF
- Représenter ou remplacer l'agent comptable ou la fondée de pouvoir en cas d'absence.

Les activités principales sont :

- Organiser, coordonner les activités du service
- Sécuriser les flux de dépenses par la rédaction de procédures et le déploiement de contrôles sélectifs (a priori ou a posteriori)
- Concevoir, alimenter, analyser des tableaux de bord (activité)
- Prendre en charge la résolution de dossiers complexes
- Assurer le lien avec les services ordonnateurs et au besoin les fournisseurs

Le (la) chef de service doit notamment :

- Effectuer des prises en charge et saisies d'opérations pour comptes de tiers (Bourses et aides) ;
- Elaborer des tableaux de réconciliations des différentes bourses et aides sociales ;
- Superviser la gestion des frais de déplacement et la facturation au CNOUS ;
- Saisir des demandes de comptabilisation, ordre de reversement, correction de titre ;
- Suivre et analyser l'évolution de la réglementation comptable et financière ;
- Organiser la mise à niveau des agents en charge des opérations ;
- Rédiger, actualiser les procédures du service
- Veiller au respect des procédures de création de tiers, de visa et de paiement
- Assurer un reporting régulier auprès de l'agent comptable et/ou de l'ordonnateur en faisant émerger les alertes et les propositions d'amélioration ;
- Contrôler la paye (paye à façon).
- Assurer la continuité du service public.
- Effectuer toutes taches à la demande de l'agent comptable.

Suppléance du service comptabilité - recettes :

En tant que cadre, afin de garantir la continuité du service, la suppléance de certaines taches du service comptabilité - recettes devra être assurée notamment en cas d'absence du (de la) titulaire

Connaissances - Savoirs :

- Connaître les principes de la dépense publique ;
- Connaître les principes budgétaires liés à la GBCP ;
- Connaître l'organisation et le fonctionnement des Crous ;
- Connaître les instructions communes, comptable et juridique, applicables à l'établissement ;
- Connaitre les règles principales de la fonction publique

Savoir- faire :

- Maîtriser les règles de la comptabilité publique notamment de la GBCP ;
- Maîtriser le logiciel métier (ORION) et bureautiques (EXCEL, WORD) ;
- Compétences managériales et organisationnelles ;
- Transmettre les connaissances et rendre compte ;
- Maîtriser les techniques managériales (conduite de projet, encadrement et animation d'équipe, prévention des litiges...) ;
- Avoir le sens de l'organisation, une bonne capacité d'adaptation et un bon relationnel.

Savoir être :

- Esprit d'initiative, sens de l'organisation et des responsabilités ;
- Aptitudes relationnelles et compétences managériales ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Capacité d'anticipation et d'adaptation ;
- Rigueur et discrétion.

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