Les missions du poste
La secrétaire de direction assure l'assistance administrative, organisationnelle et logistique de la Direction générale. Elle contribue au bon fonctionnement des instances de gouvernance et garantit la qualité du traitement des informations et des dossiers confiés à la Direction.
Activités principales :
Assistance à la Direction
Gérer l'agenda de la Directrice Générale et de la Directrice adjointe et organiser les rendez-vous.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
Préparer, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de validation.
Organiser les déplacements professionnels et les réservations nécessaires.
Filtrer et prioriser les sollicitations adressées à la Direction.
Gestion administrative
Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la Direction.
Centraliser et diffuser les informations auprès des services.
Classer et archiver les documents papier et numériques.
Suivre les échéances et relancer les interlocuteurs concernés.
Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi.
Organisation des réunions et instances
Préparer les Conseils d'Administration des CA (convocations, dossiers, power-points, mise en place logistique, convocations), participer à l'élaboration des procès-verbaux)
Préparer les dossiers destinés aux administrateurs, assurer la diffusion des délibérations et documents réglementaires.
Veiller au respect des échéances administratives liées aux instances.
Élaborer les convocations aux réunions et transmettre les documents préparatoires, assurer la logistique des réunions.
Autres missions
Assurer la circulation de l'information entre la Direction et les services.
Participer à la rédaction de notes d'information.
Contribuer à la mise à jour des outils collaboratifs et documentaires.
Participer à l'organisation d'événements (inaugurations, moments conviviaux de fin d'année, ...)
Assurer le suivi global des grèves
Assurer le suivi et les commandes des fournitures du service
Le profil recherché
Capacités rédactionnelles et d'analyse
Maîtrise des outils bureautiques
Compétences d'organisation et d'anticipation
Connaissance de l'environnement professionnel, des enjeux et problématiques de l'enseignement supérieur et de la vie étudiante
Sens du contact
Capacité à prioriser les informations
Discrétion
Disponibilité
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Organisation d'événements
- Archivage des données
- Compte-rendu
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier