Les missions du poste
Située au coeur de la vallée de l'Hérault, ANIANE, commune authentique et dynamique, recherche pour ses besoins un agent d'accueil et d'état civil.Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service, l'agent d'accueil et d'État civil est chargé(e) d'assurer un accueil physique et téléphonique de qualité, informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives.Activités/tâchesAdministratives- Gestion des dossiers administratifs.- Rédaction de courriers et documents.- Suivi et mise à jour des registres.- Classement et archivage.Accueil- Accueil physique et téléphonique.- Orientation des usagers.- Prise de rendez-vous et transmission des messages.- Information de premier niveau.Techniques- Utilisation des logiciels bureautiques et métiers.- Mise à jour des tableaux de suivi.- Numérisation et classement électronique.- Réalisation des états des lieux- Gestion du suivi des manifestations locales- Gestion administrative des cimetièresPartenariales- Travail en lien avec les autres services.- Relations avec les administrations et partenaires.- Participation à la qualité de l'accueil communal.Contraintes d'exercice - Travail en bureau et au guichet.- Contact permanent avec le public.- Gestion des situations sensibles ou conflictuelles.- Pics d'activité lors des élections et des périodes administratives.- Respect du secret professionnel.Moyens mis à disposition- Bureau d'accueil.- Téléphone.- Ordinateur.- Logiciels métiers.- Accès internet et messagerie.- Documentation réglementaire.
Le profil recherché
Compétences requises Formations et qualifications nécessaires- Formation administrative ou secrétariat appréciée.- Maîtrise des outils bureautiques.Compétences techniques- Connaissance des procédures administratives.- Connaissance de l'état civil appréciée.- Qualités rédactionnelles.- Maîtrise de Word, Excel, Outlook et messagerie.- Respect des règles de confidentialité.Savoirs- Fonctionnement des collectivités territoriales.- Principes du service public.- Techniques d'accueil.- Procédures d'état civil.- Gestion des conflitsSavoir- être- Sens du service public.- Discrétion professionnelle.- Excellent relationnel.- Écoute et diplomatie.- Rigueur et organisation.- Polyvalence et autonomie.- Réactivité.- Esprit d'équipe.
Compétences requises
- Outlook
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Excel
- Création d'une base documentaire
- Word
- Gestion des rendez-vous
- Gestion des conflits
- Réactivité
- Rédaction de courriers
- Capacité d’adaptation