Technicien·ne Administratif H/F - Service Public

Composé de 5 agents, le service Patrimoine Immobilier, Logistique Prévention et Sécurité (SPILPS) de l'ENSCM est principalement chargé d'assurer l'exploitation opérationnelle, la pérennité technique des infrastructures et la maîtrise des risques afin de garantir la continuité du service public et la sécurité des personnes.Il assure la mise en oeuvre de la politique immobilière, des opérations de maintenance technique (préventive et corrective), de l'organisation logistique globale ainsi que des actions de prévention, d'hygiène et de sécurité de l'établissement..
MISSIONS PRINCIPALES :· Sous l'autorité du responsable du SPILPS, l'agent assure la coordination opérationnelle et administrative du service : suivi du programme de prévention des risques professionnels, coordination des activités logistiques et protocole, gestion budgétaire et documentaire, interface avec les directions fonctionnelles et les partenaires institutionnels.ACTIVITES PRINCIPALES :· Prévention des risques professionnelso Exercer la mission d'assistant(e) de prévention auprès du conseiller de préventiono Élaborer, mettre à jour et suivre le DUER et le plan d'action préventiono Tenir les registres réglementaires et assurer la traçabilité des contrôles obligatoireso Préparer les inspections réglementaires et suivre leurs recommandationso Contribuer aux actions de formation et de sensibilisation à la sécurité· Coordination logistique, protocole et accueilo Coordonner les activités d'accueil et de protocole (plannings, remplacements, qualité de service)o Assurer la coordination logistique et technique des événements institutionnels· Gestion budgétaire et suivi financiero Saisir les demandes d'achat dans le SI financiero Suivre les dépenses du service (engagements, commandes, service fait)o Élaborer et tenir à jour les tableaux de bord financierso Être l'interlocuteur(trice) de premier niveau avec le service financier et comptableACTIVITES ASSOCIEES :· Gestion administrative et documentaireo Assurer le suivi des dossiers transversaux en appui au responsableo Gérer les archives et la documentation interne du serviceo Contribuer à la rédaction de notes de service, procédures et comptes renduso Gérer les approvisionnements, stocks et inventaireso Participer activement à l'organisation logistique, à la manutention et au déploiement matériel lors des événements et manifestations officielles de l'école (protocole).o Assurer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique de l'établissement ainsi que la gestion et la distribution du courrier.o Gérer l'ouverture/fermeture des locaux, contrôler les accès et veiller à la sécurité générale des bâtiments.

Connaissances transversales requises:· Réglementation en matière de prévention des risques professionnels dans la fonction publique· Procédures administratives et financières de la fonction publique d'État· Outils de gestion documentaire et bureautique· Fonctionnement des EPSCP et de leurs services supports· Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.· Connaissance générale de la réglementation sécurité incendie et des normes de sécurité au travail.Savoir-faire:· Rédiger des documents administratifs, procédures et comptes rendus· Gérer simultanément plusieurs dossiers avec des échéances différentes· Assurer un suivi budgétaire rigoureux et produire des tableaux de bord· Organiser des événements institutionnels· Utiliser les outils de gestion financière (SIFAC ou équivalent, apprécié)· Gérer les situations d'urgence avec calme, méthode et réactivité.· S'adapter aux outils numériques de suivi de maintenance technique (GMAO/tableurs)Savoir être:· Sens du service public.· Esprit d'équipe : aptitude marquée à collaborer et à s'intégrer au sein d'un collectif restreint (5 agents).· Sens du service et excellent relationnel face aux différents publics (personnels, étudiants, intervenants).· Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités dans l'exécution des travaux et le respect des consignes de sécurité.· Autonomie et sens de l'initiative dans le cadre des orientations fixées· Rigueur, sens de l'organisation et respect des délais· Aisance relationnelle et capacité à travailler en interface avec de nombreux interlocuteurs· Discrétion professionnelle et sens du service public· Adaptabilité et réactivité face aux situations imprévues

• GMAO
• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Tableur
• Risques professionnels
• Analyse des performances financières historiques
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Plan de prévention
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Création d'une base documentaire
• Sifac
• Pro-activité
• Respect des délais
• Gestion des ressources financières
• Réglementation sécurité Incendie
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Réactivité
• Manutention
• Sens de l’organisation