Chargé·e de Mission Qualité et Suivi des Contrats de Maintenance H/F - Service Public

Positionnement du poste dans l'organigramme : rattaché au chef de service MEBGE
Autorité hiérarchique : Service MEBGE
Autorités fonctionnelles : Service MEBGE (50%) / Service achats-marchés publics SAMP (50%)

Le service MEBGE assure par ailleurs le pilotage et la mise en oeuvre d'opérations de GER (gros entretien rénovation) - missions assurées par les chargés d'opération immobilière du service.

Le service MEBGE travaille en étroite collaboration avec le Service Achat - Marchés Publics, qui assure la gestion des marchés publics de l'établissement, de leur élaboration à leur exécution, incluant le suivi administratif et contractuel.

Le service MEBGE intervient dans un rôle d'appui technique aux UG qui demeurent responsables de la mise en oeuvre opérationnelle des marchés (planification des interventions, passation des commandes, suivi local des prestations).

Positionnement et relations fonctionnelles

Vous travaillez en étroite collaboration avec :
- Les gestionnaires du SAMP (procédures contractuelles des marchés publics, participation aux passations des marchés) ;
- Les Directeurs d'Unités de Gestion (DUG), leurs adjoints, leurs agents chef et responsables de service technique (voir description des missions) ;
- Les prestataires externes.

Vos missions :

Vous assurez le pilotage de l'exécution des contrats de maintenance, de services et accords cadre de petits travaux utilisés par les unités de gestion (UG) hébergement ou communs hébergement/restauration du Crous
Vous veillez à la bonne application des procédures, au traitement des difficultés d'exécution et à l'amélioration continue des marchés afin de garantir la qualité des prestations réalisées.
Les UG demeurent responsables de la mise en oeuvre opérationnelle des marchés (planification des interventions, passation des commandes, suivi local des prestations). Dans ce cadre, vous intervenez en appui des UG pour l'animation des marchés à l'échelle de l'établissement, notamment lors de leur lancement, de leur suivi périodique et de leur renouvellement, ainsi que pour le traitement des difficultés rencontrées.

Dans l'exécution de vos missions, vous collaborerez principalement avec le service Achat - Marchés Publics (SAMP) qui aura une autorité fonctionnelle pour les missions relevant de son périmètre.

1. Suivi et animation des contrats de maintenance ou de services, et accords cadre petits travaux
- Assurer un rôle de référent auprès des UG pour l'utilisation des marchés et accords-cadres ;
- Organiser et animer les réunions de lancement et de suivi des contrats avec les prestataires et les utilisateurs ;
- Apporter un appui méthodologique aux unités de gestion pour la bonne utilisation des marchés ;
- Élaborer et mettre à jour les fiches de synthèse, procédures et fiches réflex associées aux marchés ;
- Veiller au respect des dispositions prévues par les marchés (passation des commandes, validation des prestations, respect des circuits définis) ;
- Suivi global des engagements juridiques pour les marchés de maintenance

2. Suivi de la qualité d'exécution et la gestion des non-conformités
- Recueillir et instruire les signalements de non-conformité transmis par les unités de gestion ;
- Analyser les difficultés rencontrées dans l'exécution des marchés ; Veiller à la traçabilité des dysfonctionnements et au respect des procédures qualité ;
- Assurer les échanges avec les prestataires et les unités de gestion afin de définir les actions correctives adaptées ; Suivre la mise en oeuvre et l'efficacité des actions correctives ;
- Contribuer au développement d'une culture qualité et à l'harmonisation des pratiques entre les différents sites ; mise en place d'une procédure et d'un outil de suivi informatique des difficultés et non-conformités constatées dans l'exécution des marchés (formulaire en ligne...)
- Organiser et animer des actions de sensibilisation ou de retour d'expérience liés

Suite de vos missions :

3. Préparation des renouvellements et amélioration continue des marchés

- Coordonner la mise à jour des inventaires nécessaires aux marchés de maintenance et de services ;
- Organiser la collecte et la consolidation des retours d'expérience des utilisateurs ;
- Contribuer à l'actualisation des pièces techniques et des exigences contractuelles en fonction des retours d'expérience recueillis ;
- Participer à la passation des marchés (renouvellement et nouveaux marchés sur son périmètre d'activité) : rédaction du cahier des cahiers des charges techniques, analyse technique des offres, appui aux gestionnaires du service SAMP ...

A titre d'exemple, les contrats et marchés concernés comprennent notamment :

- Maintenance (préventive et corrective) : CVC, VMC/hottes, ascenseurs, portes et portails automatiques, entretien des toitures...
- Fourniture : vêtements professionnels...
- Services : prestations de blanchisserie, désinsectisation...
- Petits travaux : peinture, électricité, menuiserie, cloisons et faux plafonds...

Compétences techniques :

- Maîtrise des règles de la commande publique
- Connaissance du fonctionnement d'un contrat de maintenance, d'un marché de prestations de services et d'un accord-cadre de travaux.
- Connaissance des principes de maintenance des bâtiments et équipements techniques (CVC, portes et portails automatiques, ascenseurs, équipements de restauration, etc.).
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Une connaissance des outils de suivi patrimonial et de gestion de données techniques seraient appréciées (ORION, EPONA, BNA ou outils équivalents).

Compétences organisationnelles :

- Capacité à suivre simultanément plusieurs dossiers, polyvalence
- Capacité à structurer et formaliser des procédures.
- Capacité à recueillir, consolider et exploiter des retours d'expérience.
- Rigueur dans le suivi administratif et documentaire des dossiers.
- Capacité à identifier les priorités et à hiérarchiser les actions.
- Esprit d'analyse et de synthèse

Compétences comportementales :

- Curiosité et sens pratique
- Aptitude à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes ou externes
- Capacité à animer des réunions de suivi et de pilotage.
- Capacité à expliquer et faire appliquer des procédures, pédagogie
- Capacité à gérer des situations de désaccord ou de non-conformité en s'appuyant sur le cadre réglementaire
- Qualités rédactionnelles et de communication orale.
- Sens de l'écoute et du service aux utilisateurs.
- Savoir alerter

• Gestion des données
• Orion
• Électricité
• Amélioration continue
• Pédagogie
• Conduite de réunion
• Rédaction des spécifications techniques
• Menuiserie
• Climatisation
• Esprit d'analyse
• Gestion des non-conformités
• Capacité d’adaptation