Assistante Administrative - Bet - Maîtrise d'Oeuvre H/F - Bureau D'etudes Techniques Betso
- CDI
- Bureau D'etudes Techniques Betso
Les missions du poste
À propos de l'entreprise
Bureau d'études techniques d'ingénierie en conception et la maîtrise d'oeuvre de projets de bâtiments, spécialisé en équipements techniques dans les secteurs du bâtiment, des infrastructures, de l'environnement et de l'énergie, nous intervenons auprès de maîtres d'ouvrage, architectes et entreprises sur des projets variés.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) capable de prendre en charge de manière autonome la gestion administrative et financière courante de l'entreprise.
Vos missions
Rattaché(e) à la direction, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement administratif de l'entreprise.
Gestion des candidatures et des offres commerciales
- Constitution et suivi des dossiers de candidature aux marchés publics et privés,
- Préparation et constitution des dossiers de candidature et dossiers d'offre,
- Collecte des pièces administratives, attestations et documents nécessaires,
- Mise à jour et suivi des documents administratifs de l'entreprise,
- Téléchargement des DCE et dépôt des candidatures/offres sur les plateformes de dématérialisation,
- Suivi des échéances et des réponses aux consultations,
- Gestion des références, CV et pièces administratives nécessaires aux dossiers.
Gestion administrative et financière
- Interface quotidienne avec le cabinet comptable,
- Préparation et transmission des pièces comptables,
- Établissement et suivi de la facturation clients,
- Suivi de la TVA et réalisation des déclarations,
- Suivi de la trésorerie et des échéanciers,
- Suivi financier des affaires,
- Suivi des encaissements,
- Relance des clients en cas d'impayés ou de retard de règlement,
- Mise à jour des tableaux de suivi administratifs et financiers.
Administration générale et ressources humaines
- Gestion et classement des documents administratifs,
- Suivi des contrats, assurances, abonnements et documents de l'entreprise,
- Gestion administrative des salariés et tenue des dossiers du personnel,
- Préparation des éléments variables de paie et transmission au cabinet comptable,
- Suivi des congés, RTT, absences et arrêts de travail,
- Gestion des formalités administratives liées aux embauches et aux départs,
- Suivi des visites médicales, formations et échéances RH,
- Interface avec le cabinet comptable pour les sujets administratifs, paie et ressources humaines,
- Appui administratif à la direction et aux ingénieurs chargés d'affaires.
Expérience : 4 ans minimum à un poste équivalent au sein d'un bureau d'études ou d'un cabinet d'architecture
Bureau d'études techniques d'ingénierie en conception et la maîtrise d'oeuvre de projets de bâtiments, spécialisé en équipements techniques dans les secteurs du bâtiment, des infrastructures, de l'environnement et de l'énergie, nous intervenons auprès de maîtres d'ouvrage, architectes et entreprises sur des projets variés.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) capable de prendre en charge de manière autonome la gestion administrative et financière courante de l'entreprise.
Vos missions
Rattaché(e) à la direction, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement administratif de l'entreprise.
Gestion des candidatures et des offres commerciales
- Constitution et suivi des dossiers de candidature aux marchés publics et privés,
- Préparation et constitution des dossiers de candidature et dossiers d'offre,
- Collecte des pièces administratives, attestations et documents nécessaires,
- Mise à jour et suivi des documents administratifs de l'entreprise,
- Téléchargement des DCE et dépôt des candidatures/offres sur les plateformes de dématérialisation,
- Suivi des échéances et des réponses aux consultations,
- Gestion des références, CV et pièces administratives nécessaires aux dossiers.
Gestion administrative et financière
- Interface quotidienne avec le cabinet comptable,
- Préparation et transmission des pièces comptables,
- Établissement et suivi de la facturation clients,
- Suivi de la TVA et réalisation des déclarations,
- Suivi de la trésorerie et des échéanciers,
- Suivi financier des affaires,
- Suivi des encaissements,
- Relance des clients en cas d'impayés ou de retard de règlement,
- Mise à jour des tableaux de suivi administratifs et financiers.
Administration générale et ressources humaines
- Gestion et classement des documents administratifs,
- Suivi des contrats, assurances, abonnements et documents de l'entreprise,
- Gestion administrative des salariés et tenue des dossiers du personnel,
- Préparation des éléments variables de paie et transmission au cabinet comptable,
- Suivi des congés, RTT, absences et arrêts de travail,
- Gestion des formalités administratives liées aux embauches et aux départs,
- Suivi des visites médicales, formations et échéances RH,
- Interface avec le cabinet comptable pour les sujets administratifs, paie et ressources humaines,
- Appui administratif à la direction et aux ingénieurs chargés d'affaires.
Expérience : 4 ans minimum à un poste équivalent au sein d'un bureau d'études ou d'un cabinet d'architecture
Le profil recherché
Experience: 4 An(s)
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Assistant de gestion et d'administration du personnel,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Assistant de gestion et d'administration du personnel,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences requises
- Trésorerie
- Reporting
- Gestion des ressources humaines
- Analyse des performances financières historiques
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Facturation
- Encaissement
- Prise de note