Assistant de Direction Ddets 34 H/F - Service Public

Cabinet / Secrétariat de Direction

Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de Cabinet, l'Assistant(e) de Direction est en charge des fonctions suivantes visant à assurer une bonne coordination entre la Direction et les services de la DDETS, ainsi qu'avec ses partenaires extérieurs :

- Assurer le secrétariat du Directeur et de l'équipe de Direction

- Gérer les agendas et contrôler les échéances

- Traiter et suivre les réponses aux commandes de la Direction ou de la Préfecture

- Assurer le suivi des parapheurs

- Préparer les dossiers de la Direction avant certaines réunions

- Communiquer sur des informations internes

- Gestion du planning des astreintes et des congés de la Direction

- Suivi des achats de fournitures et matériels en lien avec le SGC

- Référent(e) CHORUS DT pour la Direction et les missions transversales

- Gestion des réservations pour les déplacements dans CHORUS DT

- Suivi des courriers MAARCH

- Rédaction d'une revue de presse quotidienne

- Organisation logistique de certaines réunions, envoi des convocations, ordre du jour ...

- Participation à l'organisation d'événements internes

Profil recherché : Secrétaire Administratif(ve)
Niveau requis : débutant (moins de 5 ans)

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

1/ Juridiques, comptables et financières :
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat (E)

2/ Connaissance du domaine :
- Organisation des services de l'État et prérogatives de chacun (M)
- Organisation, mission et fonctionnement de la DDETS et du SGCD (M).

Savoir-être:

- Discrétion
- Disponibilité
- Adaptation
- Très bonnes aptitudes relationnelles
- Écoute
- Travail en équipe

Savoir-faire:

- Utiliser les outils bureautiques (Pack Office, outils de visioconférence...)

- S'organiser afin de pouvoir réaliser un travail dans des délais contraints (respecter les calendriers et les dates butoirs)

• Gestion de l'emploi du temps
• Créativité
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Gestion des réservations
• Pack Office