Assistant de Direction H/F - Lasecurecrute.fr

ARS OCCITANIE

Contexte et environnement du poste

Au sein de l'ARS Occitanie, la Direction de l'offre de soins et de l'autonomie (DOSA) assure la déclinaison régionale des politiques nationales de santé dans les secteurs sanitaire et médico-social.

Le pôle Soins hospitaliers, composé de 60 agents, pilote l'offre de soins hospitalière à l'échelle régionale et contribue à la mise en oeuvre des orientations du Projet régional de santé.

Dans un environnement dynamique, marqué par des enjeux importants de coordination et de pilotage, la direction recherche un assistant ou une assistante de direction pour accompagner son activité quotidienne.

Véritable appui à l'équipe de direction, vous occuperez une fonction centrale dans l'organisation des activités, la circulation de l'information et le suivi des dossiers prioritaires.

En lien étroit avec les équipes de l'ARS et ses partenaires institutionnels, vous contribuerez à la fluidité des échanges et à l'efficacité du fonctionnement de la direction, au service des politiques régionales de santé.

Description du poste

Missions et activités

Au sein de la Direction de l'offre de soins et de l'autonomie (DOSA), vous apporterez un appui essentiel à l'équipe de direction. Vous contribuerez à l'organisation de ses activités, à la coordination des échanges et au suivi des dossiers prioritaires, dans un environnement dynamique et collaboratif.

Vos principales missions :

1. Accompagner l'équipe de direction au quotidien

• Organiser et optimiser les agendas, réunions et déplacements.

• Anticiper les échéances, identifier les urgences et faciliter la gestion des priorités.

• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et rendez-vous.

• Assurer le suivi des sollicitations et des engagements de la direction.

2. Coordonner et suivre les dossiers prioritaires

• Suivre les demandes institutionnelles et les échéances importantes.

• Coordonner les circuits de validation et de signature des documents.

• Participer à l'organisation des réunions de direction et au suivi des décisions.

• Alerter sur les points de vigilance nécessitant une attention particulière.

3. Faciliter les échanges et le travail collectif

• Assurer l'interface entre la direction, les équipes de l'ARS et les partenaires institutionnels.

• Accueillir, orienter et prioriser les sollicitations.

• Contribuer à la coordination des activités des assistantes et à la continuité du secrétariat.

• Favoriser une circulation fluide de l'information et des relations de travail constructives.

4. Contribuer à l'amélioration des méthodes de travail

• Proposer des solutions pour simplifier les procédures administratives.

• Participer au développement des outils collaboratifs et des pratiques numériques.

• Concevoir et actualiser des tableaux de bord, outils de suivi et supports de présentation.

• Contribuer à l'amélioration continue du fonctionnement de la direction.

Ces missions pourront évoluer en fonction des priorités de la direction et des besoins du service.

Profil recherché

Vos compétences

Compétences attendues

Savoirs

• Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif, idéalement du secteur de la santé.

• Compréhension du fonctionnement d'une direction et de ses circuits de décision.

• Maîtrise de la communication professionnelle écrite et orale.

• Bonne connaissance des outils bureautiques, collaboratifs et de gestion documentaire.

Savoir-faire

• Organiser et prioriser les activités, anticiper les urgences et gérer les échéances.

• Coordonner les agendas, réunions et dossiers de la direction.

• Assurer le suivi des dossiers, alerter sur les points de vigilance et faciliter la circulation de l'information.

• Rédiger et synthétiser des documents, concevoir des outils de suivi.

• Proposer des améliorations pour optimiser les méthodes de travail.

Savoir-être

• Anticipation et initiative : identifier les besoins et proposer des solutions.

• Autonomie et responsabilité : agir avec discernement et rendre compte.

• Rigueur et fiabilité : garantir un travail de qualité.

• Réactivité et adaptabilité : gérer les imprévus et les priorités.

• Discrétion et confidentialité : respecter les obligations institutionnelles.

• Diplomatie et esprit d'équipe : favoriser des relations constructives.

• Sens du service : être à l'écoute des besoins de la direction et des équipes.

Votre formation

Bac +2

Informations complémentaires

Conditions d'exercice et environnement professionnel

Positionnement du poste

Rattaché(e) à la Direction de l'offre de soins et de l'autonomie (DOSA), vous exercerez vos missions sous l'autorité du directeur adjoint, responsable du pôle Soins hospitaliers, et de la directrice de l'offre de soins et de l'autonomie.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de la DOSA, les délégations départementales et les autres directions de l'ARS. Vous serez également en relation avec les établissements de santé, les fédérations hospitalières, les professionnels de santé et les partenaires institutionnels.

Spécificités et conditions d'exercice

Selon les dispositifs applicables au poste, vos fonctions pourront impliquer :

• La participation au dispositif d'astreintes.

• Une déclaration publique d'intérêts.

• Une contribution aux activités d'inspection et de contrôle.

• Une mobilisation dans le cadre de la procédure de rappel du personnel en cas de situation sanitaire exceptionnelle (SSE).

• Une éventuelle procédure d'habilitation « Confidentiel Défense ».

Le poste nécessite une présence régulière sur site, selon les modalités d'organisation de l'ARS Occitanie.

Égalité des chances et inclusion

L'ARS Occitanie s'engage en faveur de l'égalité des chances, de la diversité et de l'inclusion.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Des aménagements peuvent être étudiés en fonction des besoins et des possibilités d'organisation du service.

Contact

Agents Internes (ARS Occitanie) : Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) - Rubrique « Offre
d'emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre
direction d'origine.

Candidats Externes :
1. Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous :
(https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)
2. Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d'échelon pour les fonctionnaires ou
niveau pour les agents UCANSS

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des fonds documentaires
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pro-activité
• Réactivité