Assistant Administratif - Drac Occitanie - Montpellier H/F - 34

Relations hiérarchiques :
- La conseillère pour les arts visuels du site de rattachement du poste (N+1)
- Le directeur régional adjoint délégué à la Création et à l'Action culturelle et territoriale (N+2)

Relations fonctionnelles :
- En interne : Le ou la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les deux conseillères pour les arts visuels ainsi qu'avec la coordinatrice budgétaire du BOP 131. Il ou elle est également en lien avec les conseillers sectoriels et Action culturelle et territoriale, la direction des pôles Création et Action culturelle et territoriale, la cellule de coordination des pôles, le secrétariat de direction et la cellule d'appui, le secrétariat général et l'ensemble des services de la DRAC.

En externe : avec les partenaires du pôle : autres administrations de l'État en région ; administration centrale, collectivités territoriales, réseaux professionnels, associations, tout demandeur de subventions, public.

Missions :

Le ou la titulaire du poste assure le suivi administratif et budgétaire des dossiers de subvention de fonctionnement de secteur des arts visuels pour l'ensemble du territoire couvert par la DRAC Occitanie. Il ou elle assure également la collecte, la mise en forme et l'analyse de premier niveau des données de la Création et de l'Action culturelle et territoriale concernant ce même secteur, dans un but de rapport à l'administration centrale ou d'étude interne.

Activités principales :

Information et relation aux usagers:

-Gestion des relations téléphoniques courantes avec les interlocuteurs concernés, traitement et rédaction des courriers;
-Relai d'information sur les dispositifs de soutien de l'État et plus particulièrement du ministère de la Culture ;
-Information de premier niveau avec les interlocuteurs du secteur des arts visuels;
-Accompagnement et conseil dans le montage des dossiers de demandes subventions ;
-Veille et mise à jour de la base de données sur les acteurs culturels.

Gestion administrative et financière des dossiers:

-Enregistrement, instruction et suivi des dossiers sur les plans administratif, comptable et juridique : vérification des pièces justificatives, contrôle des dossiers avant transmission aux services financiers, suivi des paiements, bilans ;
-Engagement des dossiers retenus lors des programmations, notification aux demandeurs et saisie dans « chorus formulaire », consultation dans «arpège».
-Suivi d'activité des structures accompagnées : suivi des conventions pluriannuelles d'objectifs et des évaluations.

Commissions et jurys:

-Prise en charge de la logistique et du secrétariat des commissions consultatives concernant le secteur couvert, en coordination avec le secrétariat du pôle : organisation, tenue des échéanciers, secrétariat des commissions, préparation et notification des rapports, notification des décisions individuelles;

Collecte de données:

-Suivi des dossiers de résidence de création artistique subventionnée (bilans);
- Suivi des avis demandés aux conseillères arts visuels par la DGCA pour différentes aides attribuées au secteur;
-Suivi des inventaires et bases de données nationales pour les dispositifs de commandes publiques et commandes artistiques ainsi que pour le 1%;
-Collecte et analyse des données d'observation croisant les arts visuels avec les différents secteurs de la Création et de l'Action culturelle et territoriale: compilation des données issues des enquêtes, réalisation de rapports/bilans d'enquêtes nationales ou commandées par la DRAC, afin d'établir des outils d'aide au suivi des politiques publiques;
-Mise en forme des données de l'observation (rapports, cartographie);
-Soutien à réalisation des bilans départementaux des actions de la DRAC.

Archivage:

-Elaboration des plans de classement ;
-Classement et archivage des dossiers gérés.