Assistant Administratif - Facturation et Recouvrement H/F - Volkswagen

PILAUKA, la voiture pour les pros

Chez Pilauka nous accompagnons la mobilité des professionnels en proposant des véhicules en location, avec un objectif : leur faire gagner du temps et de la tranquillité. Depuis 2006, nous travaillons au quotidien avec les professionnels de l'automobile et depuis 2020, nous mettons cette expertise au service de tous les secteurs, avec une large offre multimarques adaptée aux usages de chacun. Notre promesse est simple : des offres lisibles, sans apport ni conditions cachées, et une équipe qui s'occupe des démarches de bout en bout. Chez Pilauka, la priorité reste la même : la satisfaction client et la confiance, sur la durée.

Notre engagement RSE est concret : nous recrutons à compétences égales et étudions chaque candidature avec la même attention, dans le respect de la diversité, de l'égalité des chances et de l'inclusion des personnes en situation de handicap.

Le poste en bref

- Localisation : Castelnau-le-Lez (34)
- Contrat : CDI 35H
- Horaires : Du lundi au jeudi 8h45 - 12h / 14h - 18h et le vendredi 8h45 - 12h / 14h - 16h45
- Rémunération : 2000 € brut
- Prise de poste : Dès que possible

Votre mission

Au sein de l'équipe administrative, vous prenez en charge la facturation et le recouvrement auprès des clients et concessionnaires, tout en contribuant au bon suivi administratif de l'activité.
Votre rôle est central pour garantir la fiabilité des données, le respect des délais et la qualité des échanges avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.

Au quotidien, vous serez amené(e) à

- Établir les devis et les factures clients / concessionnaires
- Assurer le suivi des règlements et gérer les relances de factures
- Contrôler la conformité des éléments de facturation et remonter les éventuels litiges
- Assurer la réception, le traitement et le classement physique et électronique des pièces administratives
- Réaliser le rapprochement des châssis livrés avec les éléments de facturation constructeurs et concessionnaires
- Contrôler et saisir les confirmations de commandes dans le CRM
- Accompagner les clients dans certaines démarches administratives (carte grise, PV, etc.), avec suivi dans le CRM
- Participer aux reportings mensuels et trimestriels liés à l'activité, aux livraisons et à la facturation
- Intervenir en appui ou en relais sur les autres sujets administratifs du service en cas de besoin ou de pic d'activité

Votre profil

Indispensable : vous êtes issu(e) d'une formation de niveau Bac +2 de type BTS Assistant manager, BTS Gestion PME/PMI, DUT GEA ou équivalent. Vous êtes à l'aise avec les sujets de facturation, de suivi administratif et de relance, et vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques.

Vous vous reconnaissez dans les points suivants :

- Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités
- Réactivité, adaptabilité et capacité à traiter plusieurs sujets en parallèle
- Bon esprit d'analyse et de synthèse
- Qualités relationnelles et orientation client
- Maîtrise des outils bureautiques, du CRM et appétence pour les environnements structurés
- Bon niveau rédactionnel et fiabilité dans le traitement des informations

Atouts appréciés : des bases en comptabilité, une première expérience sur des missions de facturation / recouvrement / gestion administrative, ainsi qu'une capacité à travailler en coordination avec plusieurs interlocuteurs internes et externes.

Process de recrutement
- Étude de votre candidature
- Préqualification téléphonique si votre profil correspond au besoin (10-15 min)
- Entretien avec l'équipe RH
- Entretien avec votre futur manager
- Retour final, quelle que soit l'issue

Envie de rejoindre une structure à taille humaine, en forte dynamique, où la qualité de service et la relation client font la différence ? Rejoignez-nous !

Toutes nos opportunités sont ouvertes à toutes et tous, à compétences égales.

• Logiciels bureautiques