Gestionnaire Administratif - École Transformation Projet Alliance H/F - CHU de MONTPELLIER

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F./H.) - ÉCOLE DE LA TRANSFORMATION HOSPITALIÈRE (E.T.H.) - PROJET ALLIANCE

Grade Grille de référence: ADJ ADM
Type de contrat: Contractuels acceptés
Pourcentage d'activité: 100%

IDENTIFICATION DU POSTE :

- Service / unité / département : Ecole de la Transformation Hospitalière
- Site / localisation : CHU de Montpellier, site principal
- Quotité de travail : 100%
- Catégorie / grade / statut : Adjoint administratif
- Type de contrat : CDD

POSITIONNEMENT DANS L'ORGANISATION :

- Rattachement hiérarchique : Cheffe de projet transformation ETH
- Lien fonctionnel : Equipe de l'École de la Transformation Hospitalière ; équipe de la DAM ; équipe de la formation continue, équipe du projet Alliance IA
- Encadrement exercé : aucun

CONTEXTE ET FINALITÉ DU POSTE :

Appui administratif au projet de l'école de la transformation hospitalière que ce soit dans la gestion administrative des formations que dans l'appui à l'organisation des process et évènements de la structure.

MISSIONS PRINCIPALES :

Gestion administrative ETH
- Accueil, orientation, conseil et information aux personnes (agents, formateurs et usagers) sur les activités et le fonctionnement de l'ETH
- Réception et traitement des appels téléphoniques, des messages électroniques
- Appui à l'organisation des campagnes d'inscriptions, et des différents formats proposés au sein de l'ETH (Conférences, ateliers, formations, webinaires.)
- Secrétariat administratif du Chef de projet et de l'équipe projet ETH

Gestion du process de formation ETH
- Contrôle de l'application de la réglementation et des règles RH propres à l'établissement dans le domaine de la formation pour les formations ETH
- Gestion administrative collective et individuelle des agents inscrits dans une formation du dispositif ETH
- Préparation et rédaction de courriers et/ou documents relatifs à son domaine d'activité (fiche de formation, convention, convocation, liste d'émargement)
- Renseignement et suivi de bases de données RH, tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières
- Suivi administratif et financier des actions de formation réalisées et/ou à réaliser (Plan de formation, sous-commission CSE, suivi des enveloppes)
- Préparation et mise en oeuvre des procédures liées à la gestion des actions de formation de l'ETH
- Réalisation de bilans d'activité, suivi des indicateurs (nombre d'apprenants, suivi des cohortes)
- Traitement des questionnaires de satisfaction (QR Code, sphinx ou archivage papier)

Vente de formation :
- Contribution à la vente de formation : enregistrement des actions de formation dans FORMEISFC
o Commande et ouverture des sessions de formation
o Organisation : réservation de salle, matériels, préparation des sacs de goodies, réservation pour la restauration (traiteur CHU utilisation d'intranet ; si autre traiteur regarder le marché CHU ou réservation auprès d'un restaurateur)
o Suivi : diffusion, inscription, contrôle et envoi des conventions, envoi des convocations de formation, émargement, suivi de l'absentéisme, gestion annulation et/ou report
o Suivi du bilan financier dans tableaux de bord
- Veille au respect des normes qualités Qualiopi (mise à disposition des pré /post-test, questionnaire de satisfaction, remise du pack formateur interne)
- Opérations comptables : envoi des conventions de formation, paiement des formateurs internes et/ou intervenants externes (M-RH), et paiement des heures dans EVP (Elément Variable de Paie -Excel) pour les intervenants externes, élaboration des titres de recettes pour facturation aux Etablissements extérieurs (PASTEL), remise du bordereau à la régie 44 de l'IFMS.

CONDITIONS D'EXERCICE ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES :

- Amplitude horaire : 7h30 dans la fourchette 8h - 18h
- Repos : samedi-dimanche
- Télétravail : Télétravail possible après six mois, selon exigences du projet

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion des réservations de salles de réunion,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Gérer les réservations de salles et de matériel,Participer à l'organisation d'événements internes

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Organisation d'événements
• Excel
• Gestion des réservations
• Recettes
• Paie
• Rédaction de courriers