Secrétaire Administratif H/F - France Travail
- CDD
- France Travail
Les missions du poste
Le Conseil départemental de l'Ordre des chirurgiens-dentistes de l'Hérault recherche un(e) secrétaire administratif(ve) à temps partiel (20h/semaine) afin d'assurer le bon fonctionnement des activités administratives de l'Ordre et d'accompagner les praticiens dans leurs démarches.
Au sein d'une équipe à taille humaine, vous contribuerez à la qualité du service rendu aux chirurgiens-dentistes tout en participant à la communication institutionnelle du Conseil.
Missions principales
Assurer l'accueil des praticiens et le traitement des demandes administratives.
Gérer le courrier entrant et sortant (courriers, e-mails, envois postaux).
Accompagner les praticiens dans leurs démarches d'inscription et assurer le suivi administratif des dossiers.
Mettre à jour les dossiers administratifs et les bases de données.
Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la publication d'articles destinés au site internet du Conseil.
Assurer diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la structure.
Compétences recherchées
Savoir-faire
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Très bonnes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
Capacité à rédiger des contenus clairs, synthétiques et adaptés au web.
Bonne organisation et aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Rigueur dans le suivi administratif et le respect des procédures.
Savoir-être
Sens de l'accueil et du service.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Autonomie et sens des responsabilités.
Esprit d'équipe.
Qualités relationnelles et capacité d'écoute.
Polyvalence et adaptabilité.
Profil recherché
Formation en secrétariat, gestion administrative ou assistanat (Bac à Bac +2 apprécié).
Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée.
Une expérience dans une structure institutionnelle, associative ou dans le secteur de la santé constitue un atout.
Conditions
Contrat : Temps partiel.
Lieu de travail : Conseil départemental de l'Ordre des chirurgiens-dentistes de l'Hérault.
Prise de poste : À définir.
Rémunération : Selon profil et expérience.
Candidature
Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur CV ainsi qu'une lettre de motivation. Les candidatures seront étudiées avec attention afin de sélectionner un profil alliant rigueur administrative, qualités rédactionnelles et sens du service.
Le profil recherché
Experience: 2 An(s) - EXIGE
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- Orthographe
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Excel
- Word
- Capacité d'écoute
- Traitement du courrier
- Réactivité
- Capacité d’adaptation