Assistant Polyvalent du Pole Echanges et Savoirs - Lattes H/F - Communes

Membre du réseau Internationales des Villes Educatrices, idéalement située entre Montpellier et la mer, à proximité des accès routiers, des gares et de l'aéroport, Lattes, forte de son activité économique est une ville attractive de la Métropole de Montpellier qui propose une multitude de services de qualité à sa population, un espace naturel, un port ainsi qu'une offre culturelle et sportive riche et dynamique.Sous la responsabilité du Directeur du Pôle Echanges et Savoirs et de la Responsable du Guichet Familles, l'Assistant Polyvalent du Pôle Echanges et Savoirs assure un appui administratif, logistique et organisationnel auprès de la Direction du Pôle Echanges et Savoirs.Missions principales du poste :Missions administratives : Assurer le suivi administratif des dossiers confiésRédiger les courriers, notes et documents administratifsPréparer les ordres de missionGérer les conventions administrativesAssurer le classement et l'archivage des documentsAssurer la transmission des documents administratifs vers les écoles (arrêtés, fiches de paie, affiches, titres-restaurant, etc.)Suivre le courrier par la plateforme C'logik, parapheurs, navette mairieGérer les pochettes navette avec les écolesAssurer le tri des candidatures sur les plateformes dédiéesParticiper aux réunions et rédiger les comptes rendusGérer les dossiers relatifs au Conseil Municipal et autres instances suivies par le serviceAccueillir les visiteurs et orienter les usagers et partenairesAssurer l'accueil téléphonique du PôleGérer les agendas du service et participer à l'organisation du planning des activités du serviceRéserver les salles, véhicules et espaces extérieursGérer les badges d'accès aux différents sites et les badges de stationnementMissions logisitiques :Organiser le prêt de matérielRéaliser les inventaires et tenir le stock du matériel de MandelaAssurer le suivi des livraisons et réceptionner les marchandisesOrganiser la distribution des réassorts du matériel et des produits d'entretienEffectuer les navettes documentaires entre les sites municipauxAssurer le lien avec le garage municipal concernant l'entretien et les réparations des véhicules motorisés et non motorisésSignaler les besoins de maintenance de Mandela via GLPIRéaliser les demandes de devisEffectuer les recherches de fournisseursParticiper au suivi des achatsAutres missions : Soutien aux manifestations : Participer à l'organisation administrative et logistique des événements du service (ex : fête des écoles, matinée citoyenne, Internationales de la Guitare, manifestations diverses en lien avec le service Festivités)Renfort transversal : Participer ponctuellement au renfort du guichet familles en fonction des besoins du service et apporter un soutien aux autres agents selon l'activité du service

Compétences techniques requises :Maîtrise du Pack OfficeMaîtrise des techniques administrativesQualités rédactionnellesConnaissance des logiciels métier : Sedit, C'logik, GLPI, Omnispace, Portail RH, Espace agents, Concerto...Organiser et prioriser son activitéGérer plusieurs dossiers simultanémentTravailler en transversalité avec différents servicesPosséder le permis BCompétences humaines : Rigueur et organisationAvoir le sens du service publicDiscrétion professionnellePolyvalenceRéactivitéEsprit d'équipeQualités relationnellesAutonomieCapacité d'adaptationPolyvalenceCapacité à porter des charges

• Sens du relationnel
• GLPI
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pack Office
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d’adaptation